/https%3A%2F%2Fwww.besoksliv.se%2Fwp-content%2Fuploads%2F2019%2F09%2Fhelene_enning_1200x628px.jpg)
Fakta/Nytt lagkrav
Kravet på elektronisk faktura gäller offentliga upphandlingar inledda efter den 1 april 2019. Hogias koppling till Trivecs kassasystem möjliggör snabb, säker fakturahantering. Underlag överförs i realtid till Hogias system där fakturan skapas och skickas som elektronisk faktura ut till köparen.
En allt mer digitaliserad samhällsutveckling har lett till att efterfrågan på system för elektronisk fakturahantering har ökat de senaste åren, säger Helene.
Och efter att det blev lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt har ökningen varit markant.
– I dag är det vanligt att företag efterfrågar betalning via elektronisk faktura, det gäller inte bara bland de verksamheter som berörs enligt lag. Det finns företag inom såväl det offentliga som privata näringslivet som endast tar emot fakturor om de skickas elektroniskt.
– Som restaurang- och konferensägare har det inneburit ett behov av att kunna erbjuda fakturering direkt från kassan. På Hogia har vi tillsammans med Trivec som är en leverantör av kassasystem, gjort det möjligt att fakturera köparen elektroniskt i samband med betalning.
Stora vinster med att arbeta digitalt
Omkring 1,4 miljarder fakturor hanteras i Sverige varje år och fortfarande är majoriteten i pappersformat. Helene menar att oavsett lagkrav eller inte, är vinsterna med att börja fakturera elektroniskt stora.
– Förutom ett säkrare betalflöde och att distributionen av fakturor underlättas, betyder det också lägre administrativa kostnader, samt en mer miljömässigt hållbar hotell- och restaurangnäring då vi minskar både användningen av papper och antalet transporter.
Utökade krav vid offentlig upphandling
I samband med offentliga affärer räcker det inte att fakturan skickas elektroniskt för att leva upp till gällande lagkrav, fakturan måste vara i ett strukturerat format. Hit räknas till exempel inte PDF-filer eller inskannade fakturor.
Det format som de flesta verksamheter inom den offentliga sektorn använder för att ta emot elektroniska fakturor heter PEPPOL. Helene berättar att även privata företag nu väljer PEPPOL som standard i stor utsträckning, men att man som enskild företagare, oavsett fakturavolym, inte ska behöva tänka på vare sig format eller tekniska anpassningar.
