Annons

Möteslokalen är inte säker

zoom Investeringar i ventilation och teknologi? Anders Johansson
Investeringar i ventilation och teknologi? Anders Johansson
Mötesbranschen som vi definierar den kommer aldrig att bli densamma igen. Ända fram tills covid-19 bröt ut var det en inflation i antal möten. Diskussionen pågick redan om att människor hade för många möten och hindrades i sitt arbete.
Annons

Det senaste tio åren har alltfler människor fastnat i möten. Diskussionen pågick om det var för många möten och hur antal möten skulle kunna minskas. Det var svårt för att inte säga omöjligt att få tag i människor och svaret från företagens telefonväxlar var oftast att ”Hen är upptagen i möte”. Många möten upplevdes av deltagarna som onödiga och var inte särskilt produktiva. Företagen började inse att kostnaden för möten i alla dess former var enorm och hade därför börjat fundera på hur kostnaden skulle kunna minskas.

Den här inflationen i möten, kanske mest interna, syns dock inte i inkvarteringsstatistiken från SCB. Den visar att antal övernattningar på hotell i samband med möten har varit mer eller mindre konstant de senaste tio åren. Detta innebär att mötesbranschen har tappat marknadsandelar till t.ex. videokonferenser och andra mötesformer redan flera år innan Covid-19.

I samband med utbrottet av covid-19 blev människor oroliga över att bli smittade vid möten med andra (okända) människor. Smittan sprids bäst när många människor träffas i trånga möteslokaler med dålig ventilation. Den risken vill ingen utsätta sig för oavsett om det är tillåtet att träffas eller inte. Myndigheterna utfärdade rekommendationer att begränsa antal deltagare i offentliga sammankomster för att minska smittspridningen.

De senaste månaderna har många onödiga möten helt enkelt försvunnit. De absolut nödvändiga mötena blev digitala via Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Facetime eller någon annan mjukvara. Alla tvingades att lära sig att hålla och delta i digitala möten. Efter att ha tränat på att ha möten digitalt, vilket kommer att fortsätta under hösten, har alla upptäckt en mängd positiva effekter. Den största fördelen är att folk inte behöver förflytta sig. Bara detta är i sig en enorm produktivitetsförbättring för alla parter, t.ex. företaget, individen och samhället. En annan fördel är att digitala möten tenderar att bli mer effektiva. Det beror nog mest på att vi inte riktigt har hittat formerna ännu för att småprata och mingla på digitala möten. Digitala möten kommer att ersätta de flesta fysiska möten det närmaste året. Alla slentrianmässiga fysiska möten som kanske inte ens behövdes försvinner för alltid. Snart kommer alla att ta för givet att mötet är digitalt när man bestämmer en tid för möte såvida man inte särskilt säger att mötet ska vara IRL (fysiskt).

Det fysiska mötet kommer inte att försvinna, men eftersom vi förändrar vår syn på arbete och därmed vårt sätt att arbeta så kommer de fysiska mötena att bli färre. Yngre generationer är dessutom mer digitala än äldre generationer och ser inte några större skillnader mellan digitala och fysiska möten.

Inga möten under hösten 2020

Även om det snart blir tillåtet för fler än 50 personer att samlas kommer många att vägra delta i den tidigare typen av möten på grund av en fortsatt smittorisk och en möjlig andra våg av smitta. Jag kommer inte att delta i fysiska möten med många personer inomhus under hösten 2020 framförallt av följande skäl.

  • Resan till mötet är riskfylld, särskilt vid trängsel i kollektivtrafik och på tåg. Egen bil är det enda säkra alternativet och fungerar om avståndet inte är för långt.
  • Många mötesanläggningar optimerar antal deltagare i lokalen viket leder till att man nästan alltid sitter för trångt, vilket ökar risken att bli smittad.
  • Luften i möteslokaler har aldrig varit känd för att vara bra. Dålig luft och definitivt inga hepafilter som på flygplan. Dålig ventilation ökar risken för smittspridning.
  • Logistiken i mötesanläggningar är ofta bristfällig. Vid fika och lunch trängs alla på toaletter och i allmänna ytor. Det är inte heller ovanligt att flera olika mötesgrupper får samsas om samma ytor. Detta bidrar till ännu högre risk för smittspridning.

Det finns många exempel på hotell runt om i världen som har spridit smitta just vid möten på grund av att människor är för nära varandra under flera timmar. Inte förrän mötesanläggningar kan garantera gästernas säkerhet, att inte bli smittade , blir det aktuellt för fler personer att delta i möten. När alltfler personer vaccineras under 2021 kommer risken att bli smittat successivt att minskas för att så småningom bli minimal. Under 2021 kommer en viss återhämtning att påbörjas. Alla bedömningar jag har sett den senaste tiden är överens om att återhämtningen kommer att ta flera år. Nu är de samlade bedömningarna för hotell att inte förrän 2024 är intäkterna tillbaka på 2019 års nivå. Det finns en risk att rena mötesanläggningar aldrig återhämtar sig. Bästa lösningen för många mötesanläggningar är att stänga ner verksamheten permanent och fundera på om anläggningen kan användas till något annat.

Framtidens fysiska möten

Framtidens fysiska möten kommer att vara annorlunda. Många har upptäckt att det går att göra affärer och driva företag utan att ständigt sitta i möten. Det fysiska mötet med många deltagare blir inte lika vanligt i framtiden. De mötesanläggningar som har uthållighet måste börja fundera på hur framtidens fysiska möten ser ut och vad mötesarrangörer och deltagare har för nya krav på anläggningen. Det kommer att krävas fysiska investeringar bl.a. i form av bättre ventilation och teknologi i möteslokalerna. Möteslokalerna kommer inte heller i närtid att kunna ha lika många deltagare som tidigare på grund av risk för smittspridning.

Ytterligare ett krav är att det ska finnas modern videokonferensutrustning i alla lokaler. I vartenda möte framöver kommer några personer att delta via video. Detta innebär att anläggningen måste ha fiberanslutning och kraftfull bandbredd för bästa bild och ljudkvalitet. Utrustningen har kommit ner rejält i pris och nu finns det avancerad utrustning för bara ca 10 000 kr per möteslokal som anläggningen själva kan installera.

Med rätt investeringar förstärks produkten och har då större möjligheter att locka tillbaka arrangörer och deltagare. De anläggningar som investerar rätt kommer även att kunna höja sina priser. Det är inte priset utan att minimera risken att bli smittad som avgör var möten/konferensen hamnar. Antal möten kommer att minska, så när företaget väl arrangerar ett möte kommer de ha råd att betala ett högre pris.

Inspiration i förändringsarbetet

Stora företag som drabbats hårt av pandemin har tvingats genomföra förändringar på många områden. Det övergripande budskapet är att bygga upp ett förtroende hos gäster och kunder att det är tryggt och säkert att flyga, bo på hotell och delta i möten.

Det amerikanska flygbolaget Delta är en förebild på hur företag inom besöksnäringen ska tänka och snabbt genomföra nödvändiga förändringar. Lyssna på den här intervjun med Deltas VD Ed Bastian, så får du lite inspiration i förändringsarbetet.

 

Detta är en bloggtext. Åsikterna som uttrycks i texten står skribenten för.