Så förenklade Hotel Kung Carl sin ekonomihantering

För ett år sedan var ekonomiarbetet på Hotel Kung Carl i Stockholm i hög grad manuellt. Pärmar, utskrifter och skanning hörde till vardagen – liksom importfiler i olika format. I dag ser det helt annorlunda ut. Med Hogia OpenBusiness Ekonomi som nav och kopplingar till både försystem och analysverktyg får ekonomifunktionen ett sammanhängande flöde – från bokning till uppföljning.

– Tidigare hanterade vi mycket manuellt, med importfiler i olika format och pappersunderlag. I dag är det i stort sett helt digitalt, vilket sparar enormt mycket tid, säger ekonomichef Stefan Gustafsson.

System som pratar med varandra
En av de största vinsterna är att ekonomisystemet tar emot data direkt från försystemen. Med integrationer mot Mews och Opera Cloud slipper ekonomiteamet manuella filöverföringar och undviker risken för mänskliga fel. Avvikelser fångas upp direkt i flödet, istället för långt senare i processen.

– Det handlar både om tidsbesparing och trygghet. När systemen pratar med varandra blir det färre felkällor och enklare att följa upp, säger Stefan.

En ny vardag för ekonomiteamet
Även i det dagliga arbetet märks skillnaden tydligt. Leverantörsfakturor hanteras digitalt, underlag sparas direkt i systemet och bankkopplingen gör att avstämningarna går snabbare. För redovisningsekonom Malin Sundman har det förändrat arbetsdagen.

– Tidigare satt vi och skannade och registrerade fakturor manuellt. Nu går hanteringen betydligt snabbare, ofta på mindre än halva tiden jämfört med innan, säger hon.

Kopplingen till Oxceed ger samtidigt bra stöd för budget, resultatrapporter och nyckeltal. Ekonomisystemet och analysverktyget används tillsammans för uppföljning och planering.

– Det är ett väldigt bra komplement. Systemen är kompatibla och ger oss den helhet vi saknade tidigare, säger Malin.
Bättre överblick – och redo för framtiden

För Hotel Kung Carl, som är en del av en familjeägd hotellkoncern, har övergången till Hogias molnbaserade ekonomilösning lett till både bättre överblick och ett mer hållbart arbetssätt. Mindre manuellt arbete frigör tid – och gör ekonomiarbetet bättre rustat för framtiden.