Svenska Möten om nya trenden: Runda bord

Efter en lång period av digitalt arbete uttrycker många en mental trötthet inför stillasittande heldagar. Förväntningarna på det fysiska mötet har förändrats; deltagare vill vara med och samskapa snarare än att passivt lyssna.

– Vår trendrapport, som vi publicerar årligen, bevakar möten i förändring i relation till pågående arbetslivs- och samhällsförändringar. Trenderna bygger på omvärldsanalys, djupintervjuer med experter och grundas i långsiktiga megatrender. Runda bord har seglat upp som en av de tydligaste förändringarna i fysiska möten. Inte som en tillfällighet – utan som en spegling av en ny möteskultur, säger Maria Skarve, marknads- och kommunikationschef på Svenska Möten i ett pressmeddelande.

Formen skapar delaktighet 

Formen på runda bord sänker tröskeln för deltagarna att ta ordet, vilket påverkar både samtalsklimat och resultat. Att byta från traditionella rader till runda bord signalerar att alla är inbjudna att delta aktivt i dialogen.

– Vi ser i förfrågningar från kunder att runda bord nu efterfrågas mer och mer, och att det har nästan blivit en standard. Det är ett tydligt tecken på att mötesformatet håller på att förändras, berättar Charlotte Stenström, teamleader för Svenska Mötens mötesplanerare.

Svenska Mötens trendrapport visar att det inte bara är bordsformen som efterfrågas, utan även de aktiviteter som följer med – som rundabordsdiskussioner, workshops och faciliterad dialog. Charlotte Stenström menar att många kunder uttryckligen ber om att “inte ha biosittning” just för att det inte passar deras syfte längre. Det handlar mer om att få till delaktighet och samtal snarare än ensidiga dragningar. 

Nya krav på konferensplanering

Denna utveckling ställer också lite nya krav på den som planerar och bokar möten. Det räcker inte att bara byta möblering, utan hela upplägget måste stödja interaktion. Planeringen måste utgå från mötets syfte och hur deltagarna ska interagera, menar Svenska Möten.

Eftersom runda bord ofta kräver större yta än biosittning lyfter de också vikten av att tidigt säkerställa lokalens kapacitet. Faktorer som ljud, ljus och tillgång till informella ytor för pauser kan bli avgörande för att skapa en miljö som stödjer dialog. Även gruppstorleken vid varje bord behöver vara genomtänkt för att samtalen ska bli givande.

Skapar större engagemang

När deltagare blir aktiva medskapare ökar motivationen och ansvaret för resultatet, vilket leder till bättre beslut och starkare förankring.

– Ett möte där deltagarna bidrar leder till bättre beslut, större engagemang och högre kvalitet i efterarbetet. Men det kräver också att vi som arrangörer skapar rätt förutsättningar. Vi behöver hjälpa kunden att gå från att tänka möblering till att tänka mindset, säger Michael Schüller, vd på Svenska Möten.

Trenden är alltså ett tecken på en ny syn på möten som bygger på dialog och medskapande. I en tid där information finns ett klick bort blir upplevelsen av samtalet det som gör mötet värdefullt.

– Det handlar inte längre om att få plats – utan att få ta plats vid bordet, avslutar Michael Schüller.

Läs även en tidigare intervju med Michel Schüller om att de var först ut med uppförandekod