Vinsterna är stora om man är villig att anamma ny teknik för att effektivisera sin administration. En av de största är naturligtvis tidsbesparingen, berättar Helene Enning, försäljningschef på Hogia Hotel & Restaurant Systems AB.
– Företag slipper manuellt arbete och kan fokusera mer på att utveckla sin verksamhet. Men digitaliseringen betyder också en mer miljömässigt hållbar utveckling då det minskar både användningen av papper och antalet transporter.
Pappersfakturan är snart historia
I Sverige hanteras ungefär 1,4 miljarder fakturor varje år, och uppskattningsvis är endast 25 procent av dessa elektroniska. Våra nordiska grannländer, Norge, Danmark och Finland, ligger långt före. För att driva på utvecklingen har riksdagen beslutat att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt. Dessutom ska fakturan följa europeisk standard, vilket innebär att PDF-fakturor eller inskannade pappersfakturor inte kommer godkännas.
– Ungefär 200 000 företag berörs av det nya lagkravet som träder i kraft redan nu i april. Mitt råd är att alla hotell- och restaurangverksamheter som fakturerar kommuner och myndigheter nu förbereder sig genom att kontakta sin leverantör av ekonomi- eller faktureringssystem.
– Det är väldigt enkelt att börja e-fakturera och man ska inte behöva tänka på vare sig format eller tekniska anpassningar. Jag rekommenderar också att man säkerställer med sin leverantör att det går att fakturera via det europeiska nätverket PEPPOL, säger Helene Enning.
Säkrare betalflöde med elektronisk faktura
– Jag hoppas att det nya lagkravet kommer skapa ringar på vattnet och öka användningen av e-fakturor i alla delar av näringslivet, inte bara bland de verksamheter som berörs enligt lag. Hela organisationen vinner på att fakturera elektroniskt. Informationen blir mer tillgänglig och ansvariga får full kontroll på fakturornas status som det är möjligt att delegera arbetsuppgifter så att medarbetare kan vara en del i processen.
– Ett elektroniskt fakturaflöde skapar också bättre betalningsflöde och relationerna med leverantörer äventyras inte på grund av försenade betalningar. Det blir helt enkelt ordning och reda samt leder till bättre lönsamhet, avslutar Helene.
Vill du veta mer om hur Hogia kan hjälpa ditt företag med elektronisk fakturahantering? Läs mer här.