Annons

Mötesbranschen har missat tåget

zoom Färre fysiska möten i framtiden Anders Johansson
Färre fysiska möten i framtiden Anders Johansson
Pandemin har accelererat trenden digitala möten och digitalt sätt att arbeta. Omställningen gick snabbt och digitala möten är här för att stanna. Mötesbranschen verkar inte ha sett trenden och har svårt att acceptera hur framtiden kommer att se ut.
Annons

Det är svårt att se en förändring när man själv är mitt i förändringen. Den stora svårigheten består i att den som påverkas av förändringen befinner sig i sin egen skyddade lilla bubbla när förändringen pågår för fullt utanför bubblan.

Precis så här är det just nu för mötesbranschen. Det verkar som om mötesbranschen tror att det inte längre genomförs några möten på grund av att myndigheter i Sverige har infört en mängd restriktioner, bl.a. kring hur många personer som får samlas. Uppfattningen att det inte genomförs några möten kan inte bli mer felaktig. Det sker fler möten nu än någonsin tidigare. När alla möten blev digitala blev det lättare att träffas.

Definiera branschen rätt

Hotell och konferensanläggningar definierar sig på samma snäva sätt som de amerikanska järnvägarna. De befann sig i järnvägsbranschen och när flyg och lastbilar erbjöd nya transportmöjligheter tappade järnvägarna. Hotell och konferensanläggningar har placerat sig själva i ”fysiska möten”-branschen. I själva verket har de bara varit fokuserade på att hyra ut yta, servera mat och ordna en och annan aktivitet. De har aldrig förstått någonting om innehåll, syften och resultat av möten. De har heller aldrig reflekterat över om möten skulle kunna ske i någon annan form för att kunna skapa ett högre värde för företaget. Företag som inte förstår sin kunds verkliga behov kommer förr eller senare att förlora sin kund. Precis som de amerikanska järnvägarna kommer hotell och konferensanläggningar att tappa affärer till andra nya innovativa aktörer.

Lång trend accelereras i alla branscher

Det är egentligen ingen nyhet att fysiska möten med övernattning länge sakta men säkert minskat genom åren. Nu accelererar pandemin utvecklingen. Andra krisbranscher är biografbranschen som även den har gått kräftgång de senaste åren. I båda fallen har alternativen, digitala möten och TV-utbud och anläggningarna i hemmet, utvecklats snabbare än konferensanläggningarna och biograferna.

Hela förändringen från fysiska till digitala möten har gått i rekordfart. Det berodde på att förändringen redan hade pågått i flera år. Teknologin fanns på plats och det enda som behövdes var att utbilda alla de som fortfarande arbetade analogt. Eftersom det inte fanns några alternativ tvingades alla att lära sig att mötas digitalt.

Inga fördelar med fysiska möten

Sättet att ha möten håller på att förändras för alltid. Många har upptäckt att det är bättre att träffas digitalt. Möten börjar på tid, de blir mer effektiva, alla kommer till tals, det är enkelt att dela information och framförallt sparas det enormt mycket tid på resande. Finns det egentligen några nackdelar? Absolut! Vi kan inte ta på varandra. Det går inte längre att ragga på kollegan på konferensen även om detta numera är helt uteslutet. Just nu kanske alla äldre missar den subtila kommunikationen via bl.a. kroppsspråk. Yngre personer uppväxta i en digital värld har sedan länge lärt sig att se subtila signaler digitalt, så de har just nu ett övertag i alla digitala möten. Det talas om att vi måste få tillbaka den spontanitet som finns i ett fysiskt möte. Menar alla att våra strategier och planer i företagen är så svaga så att de styrs av spontanitet på möten? En yngre generation är överspontan digitalt i olika sociala nätverk. (De som inte ännu använder TikTok bör ta en titt för att försöka förstå vad som är nästa steg i den digitala världen och varför USA är så rädda för TikTok.)

Kostnaden viktig för företagen

Företagen har upptäckt att digitala möten fungerar bra och dessutom är kostnaden en bråkdel av vad de fysiska mötena kostar. Det krävs väldigt goda och väl motiverade skäl för att ett företag ska hålla ett fysiskt möte framöver. Kanske krävs det till och med en ”investeringskalkyl” för att visa att värdet överstiger kostnaden. En kalkyl som visar ”Return on meeting” (RoM) blir ett grundkrav för att få mötet godkänt av chefen.

Nya kunskaper och nya funktioner

Nu har alla dessutom tränat i över sex månader, mötessystemen har fått fler funktioner och mötesledarna har börjat förstå hur de ska leda digitala möten. De kommande sex till tolv månaderna kommer alla att träna mer, systemen kommer att få ännu fler funktioner och mötesledarna kommer att bli proffs på att leda digitala möten.

Bara den senaste månaden har företag som arbetar med digitala lösningar för möten och events tagit in närmare en halv miljard kronor i nytt kapital för att förbättra sina lösningar. Vi har bara sett början på hur digitala möten kommer att se ut i framtiden. Ett intressant företag att hålla ögonen på är Airmeet som tänker nytt kring hur man kan mötas digitalt.

Nya användningsområden

Hotell och konferensanläggningar har missat möteståget. Anläggningarna finns kvar och det borde kunna gå att använda dem till något annat. Kanske skulle någon ordna en virtuell konferens för att diskutera nya idéer kring framtida användningsområden av anläggningar spridda runt om i Sverige. Möjligheterna är oändliga.

Detta är en bloggtext. Åsikterna som uttrycks i texten står skribenten för.